Administrativ officer

CALIFICARI NECESARE:

• absolvent al unei forme de invatamant superioare;
• inteligenta (gandire logica, memorie);
• corectitudine, seriozitate, atitudine principiala in relatiile cu oamenii;
• sincer, dispus la colaborare;
• cunostinte bune operare PC MSOffice – WORD, EXCEL, navigare internet;
• limba engleza scris / vorbit;
• capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca;
• capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp;
• capacitate de a respecta termene limita;
• atentie catre detalii;
• placere si abilitate de a invata lucruri noi;
• responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate.

ACTIVITATE DE BAZA:

• Asigurarea suportului administrativ pentru desfasurarea activitatii societatii.

ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI: 

• se conformeaza procedurilor interne ale firmei si respecta regulamentul de ordine interioara.
• actualizarea bazei de date documente
• aprovizionarea necesarului firmei, asigurarea conditiilor de munca potrivite.
• asigurarea evidentei consumabilelor si a stocurilor de rezerva;
• asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice
• asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
• asigurarea transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail
• elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management
• indeplinirea activitatilor zilnice de secretariat
• pastrarea legaturii cu furnizorii de servicii (papetarie, curierat rapid, agentia de turism, tipografie etc.)
• preluarea si directionarea apelurilor telefonice
• preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati
• primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate
• printare / scanare documente, tehnoredactarea de documente necesara desfasurarii activitatii zilnice;
• realizarea de etichete, flyere, cataloage, prezentari pentru produsele firmei.
• realizarea de materiale, documente, prezentari necesare in activitatea de promovare a firmei;
• rezervari hotel (relatia cu agentia de turism), etc.
• traducerea de documente din engleza in romana si invers
• se ocpua de aspectele legate de infrastructura in cee ace priveste personalul (masini de serviciu, PC, telefoane mobile, etc)
• Integistreaza perioadele de prezenta sau absenta ( concedii, boala, etc).
• Managementul bazei de date a produselor/ intocmirea documentatiei pentru produse pe baza documentatiei puse la dispozitie de catre furnizori, utilizare software specific (fise de Securitate, fise Anexa nr. 1 la Contractul Individual de Munca Fisa Postului tehnice, certificate de analiza, etichete).

Legat de disciplina muncii, raspunde de: 

• realizarea calitativa si in termen a lucrarilor;
• de exactitatea datelor furnizate;
• imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate;
• pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma;
• utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei;
• respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei;
• se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma;
• respecta obligatiile SSM si SU (anexa).

RESPONSIBILITATI SUPLIMENTARE:

Titularului de post ii pot fi atribuite si alte responsabilitati pentru buna functionare a companiei.