Administrative Assistant

Candidatul ideal

• Studii superioare - avantaj;
• Limba engleza- nivel mediu;
• Experienta anterioara - avantaj;
• Bune abilitati de utilizare PC (Word, Excel);
• Capacitate de autoorganizare si respectare a termenelor;
• Abilitati foarte bune de comunicare, atat scris cat si verbal;
• Capacitate de a redacta anumite lucrari/comunicate si de a crea rapoarte clare si corecte;
• Atentie la detalii;
• Capacitate de analiza si sinteza;
• Calm, anduranta;
• Responsabilitate;

Descrierea jobului

• Monitorizarea contractelor de inchiriere spatii;
• redactarea si modificarea contractelor, anexelor, notificarilor, comunicarilor si a altor documente conform instructiunilor primate inclusiv a demeresurile de incetare, incheiere, modificare, negociere a contractelor de spatii;
• Mentinerea unei evidente centralizate, clare si concise a situatiei contractelor de inchiriere;
• Va purta negocieri limitate in temeiul informatiilor detinute, dar si a celor furnizate de departamentele responsabile;
• Va solicita si va mentine evidenta stricta a tuturor documentelor de proprietate aferente contractelor de inchiriere;
• Va efectua toate demersurile necesare corectarii si remedierii oricaror deficiente intalnite atat in cadrul contractelor de inchiriere si a situatiilor centralizate aferente, cat si in cadrul documentelor de proprietate;
• Va asigura intocmirea si comunicarea unor situatii centralizate catre departamente interne si beneficiari externi;
• Va asigura suport colegilor in vederea incheierii contractelor de spatii, precum si furnizarea oricaror informatii si documente necesare, ce intra in aria sa dexpertiza;
• Va raporta direct Departamentului Retail si Juridic orice neregula cu privire la inchierea contractelor de spatii;
• Va asigura inregistrarea oricarei modificari a contractelor de spatii in aplicatia sau formularele puse la dispozitie;
• Va asigura suport departamentului juridic in special prin furnizarea informatiilor si documentelor necesare inregistrarii/radierii/modificarii punctelor de lucru la Registrul Comertului si la Oficiul National pentru Jocuri de Noroc;
• Va asigura o buna comunicare cu proprietarii/intermediarii de spatii;
• Monitorizarea contractelor de utilitati si de paza sau a altor furnizor, prin mentinerea unei evidente centralizate, clare si concise, inclusiv completarea documentelor necesare in vederea platii si urmarirea platilor;
• Va asigura implementarea oricarei modificari (incheiere, modificare, incetare, notificari, etc.) cu privire la contracte furnizorilor alocati;
• Monitorizarea autorizarilor si montajelor de reclamelor luminoase, prin mentinerea evidentei centralizate;
• Mentinerea legaturii furnizorii de casete / reclamelor luminoase si cu furnizorii care intocmesc, depun, obtin documentatia in vederea autorizarii;
• Va asigura o buna comunicare cu proprietarii/intermediarii de spatii, pe numele carora sunt incheiate contractele de utilitati;
• Va raporta direct Departamentului Retail si Juridic orice neregula cu privire la contractele de utiitati, paza si de obtinere a reclamelor luminoase;
• Va asigura, comunica si instrui colegii din teritoriu privind montarea/demontarea/autorizarea/achitarea taxelor de reclama, contracte inchiriere, utilitati, servicii sau alte relatii comerciale cu furnizorii;