Asistent Manager / Secretară

Obiectivele postului:

• Asigurarea repartizării informațiilor dinspre management către toate departamentele DeGeThal, precum și în sens invers
• Asigurarea transmiterii informațiilor primite din afara DeGeThal, precum și a celor către exteriorul DeGeThal persoanelor cărora li se adresează
• Tehnoredactarea diferitelor materiale
• Redactarea corespondenței
• Promovarea imaginii DeGeThal prin activitatea pe care o desfășoară

Sarcinile/atribuțiile/activitățile postului:

• Sortează și înregistrează corespondența primită în registrul de intrări-ieșiri (număr, dată, denumirea expeditorului, telefon, conținutul mesajului, alte informații considerate necesare)
• Preia și direcționează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată/lipsește, preia eventualele mesaje și le transmite ulterior sau direcționează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema.
• Înainte de a transfera mesajul află cine sună și eventual în ce problemă; transmite aceste informații persoanei interesate înainte de a transfera efectiv legătura.
• Primește persoanele din afară (clienți, parteneri de afaceri etc.), îi informează pe cei interesați despre sosirea acestora, după care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurând protocolul aferent.
• În cazul în care persoana care primește vizita este ocupată/lipsește, pune oaspeții în legătură cu altcineva care cunoaște problema.
• Menține evidența primirii faxurilor/email, se ocupă de copierea și înregistrarea lor (conținutul mesajului, număr, data), îndosarierea lor în bibliorafturi (Primite, Trimise)
• Menține legătira cu agenții de turism, de voiaj, etc. pentru a asigura transportul și cazarea, la nivelul solicitat, în cazul deplasărilor în interes de serviciu ale angajaților/partenerilor DeGeThal

Sarcinile/atribuțiile/activitățile postului:

• Completează borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau poștă normală), completează adresele pe plicuri, împachetează coletele, înregistrează plicurile trimise.
• Programează interviurile pentru audiențe.
• Copiază/redactează/tehnoredactează diferite materiale.
• Primește și transmite email-uri și memo-uri.
• Execută orice alte dispoziții date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonații acestuia în realizarea strategiilor pe termen scurt ale DeGeThal în limitele respectării temeiului legal.

Responsabilitățile postului (continuare):

• Asigură o bună comunicare cu toate departamentele DeGeThal și transmite corect și în timp util informațiile.
• Manifestă atenție față de toate persoanele străine care vin în firmă indiferent în ce calitate se prezintă acestea.
• Are o atitudine politicoasă atât față de colegi, cât și față de persoanele cu care vine în contact în cadrul DeGeThal.
• Răspunde de corectitudinea și promptitudinea cu care furnizează/transmite informații.
• Răspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare.
• Răspunde de informarea imediată a persoanelor responsabile privind orice defecțiune în funcționarea echipamentului cu care își desfășoară activitatea.
• Răspunde de promovarea imaginii DeGeThal prin comportamentul adoptat și prin activitatea desfășurată.
• Urmărește în permanență dacă mesajele/corespondența au fost recepționate/transmise și au ajuns la destinație.
• Se preocupă în permanență de dezvoltarea și îmbunătățirea competențelor proprii.
• Răspunde de păstrarea confidențialității asupra informațiilor despre DeGeThal la care are acces.
• Răspunde de rapiditatea și promptitudinea cu care preia/transmite mesajele celor interesați.
• Respectă normele de securitate și sănătate a muncii și de PSI.
• Respectă procedurile de lucru generale specifice DeGeThal (programul de lucru, punctualitatea în întocmirea și predarea rapoartelor, etc.)
• Respectă Regulamentul Intern și Regulamentul de Organizare și Funcționare.
• Respectă normele impuse de predarea situațiilor către superiorul ierarhic.
• Păstrează confidențialitatea datelor și informațiilor la care are acces.

Condițiile de lucru:

1. Programul de lucru: 8 ore și suplimentar când este cazul
2. Condițiile materiale:

• Ambientale: Nu lucrează în condiții ambientale deosebite
• Deplasări: Nu efectuează deplasări.
• Spațiu: are birou propriu
• Condiții suplimentare:
• Condiții de formare profesională: Participă la diverse traininguri, workshopuri, seminarii, congrese de specialitate

Experiența și calificările necesare executării operațiunilor specifice postului:

• Studii medii
• Limbi străine: engleză
• Operare PC: Word, Excel, internet
• Capacitate de a stabilii relații interumane
• Toleranță, calm, perseverență
• Capacitatea de a rezolva probleme
• Corectitudine, flexibilitate
• Abilități în elaborarea de rapoarte
• Abilități de lucru cu calculatorul
• Echilibru emoțional, constanță în atitudini și manifestări
• Spirit de inițiativă cu predispoziție spre acțiune
• Capacitatea de a lucra în echipă
• Corectitudine și loialitate față de DeGeThal
• Rezistență la efort și stres
• Preocupare permanentă pentru ridicarea nivelului profesional individual