Consular Officer

Position title:                      Consular Officer

Appointment Process Nº:

Term type:  Indeterminate                                                                                                                                                                                 Term details: This position is a LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Romania.

Employer: Embassy of Canada in Bucharest, Romania
Section: Consular

Number of vacancies: 1

Job Category: Officer

Classification: LE-O1
Starting salary: 101 mii 178 LEI  (RON) gross per year
Location: Bucharest, Romania
Closing date: September 6th, at 23:59 UTC/GMT

Summary of dutiesThe role of the Consular Officer is to enable the Vienna Conventions at missions abroad and provide a range of consular operations (case-management) services for the assigned area of accreditation (Romania, Moldova and Bulgaria), assistance to Canadians abroad who may find themselves in distressing situations, legal and notarial services; and services related to the passport and citizenship Consular Officers will deliver on consular case management, monitoring service standard performance, establishing processes and procedures, asset inventory and reporting, maintaining internal and external networks, conducting advocacy on behalf of clients and in support of mission objectives, doing research, preparing internal instructions and communications, supporting the planning and implementation of the consular/passport/emergency management services and the associated development of operational goals, objectives and policies, problem solving, and may supervise the functions carried out in support of the consular/passport/emergency services at mission.  May be required to oversee work done by consular clerk(s) and/or consular assistant(s).
Area of selection/eligibility

Open to internal and external candidates who are legal residents or citizens of Romania, who meet the essential qualifications set out below and whose applications have been received by the closing date. Please note that the Embassy of Canada in Bucharest, Romania, does not sponsor work authorizations directly or indirectly. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.

Essential qualifications

Candidates will initially be screened against the essential qualifications relating to education, experience and language. Candidates must clearly demonstrate in their cover letter and CV how they meet each of these essential qualifications. 

Education

• University degree from a recognized institution

Language

• C1 Fluency in English (written and spoken)

• C1 Fluency in French (written and spoken)

• C1 Fluency in Romanian (written and spoken)

Experience

• Experience* in a customer service role responding to inquiries from the public, providing advice and services to clients

• Experience* in developing and nurturing a network of relevant contacts 

• Experience* in an administrative role establishing and maintaining filing systems and maintaining accurate records

• Experience* in the use of information management systems or qualitative and quantitative databases.

*Note: Experience is defined as at least 2 years of accumulated experience

Rated requirements

Candidates must also meet the rated requirements set out below. These are the knowledge, abilities and competencies that will be evaluated using the following methods: written exam, oral interview, role playing, practical test, presentation and/or psychometric test. 

Knowledge

• Knowledge of the Vienna Convention on Consular Relations

• Sound knowledge of local country’s institutions and civil documentation (identity, education, employment)

• Knowledge of case management principles and practices.

Abilities/competencies

• Ability to organize workload, manage multiple demands and meet deadlines and priorities in a high-paced work environment;

• Ability to manage sensitive and confidential information;  

• Ability to manage and supervise personnel;

• Ability to analyze problems and provide effective solutions to facilitate decision-making

• Ability to provide advice & recommendations

• Effective interactive communication - oral and written;

• Focus on quality and details

• Resilience and Adaptability

• Client Focus

• Integrity and respect / discretion

• Intercultural Proficiency

Asset qualifications

Preference may be given to candidates who possess the following asset qualifications. Such candidates must clearly demonstrate in their cover letter and CV how they meet these qualifications. 

• Knowledge of Bulgarian language

• Work experience in the field of consular services 

Operational needs

• Required to work directly with the public

• Ability to work overtime and sometimes on short notice

• Ability to travel (domestic and international) in exceptional circumstances

• Ability to work in stressful situation and with client in distress especially when dealing with complex consular cases or emergencies

• Hours of work: hours per week, Monday to Friday

• Ability to work on Romanian holidays when the embassy is open

• Leave is at the discretion of the supervisor and may be restricted or refused during peak operating periods

Employment conditions

• Candidates must have a valid work authorization covering the entire employment period. If the employment is indeterminate, the work authorization should be permanent or itself lead to a permanent work authorization.

• Proof of right to work in Romania and copies of diplomas will be required at the interview stage

• The position is subject to a one (1) year probationary period

• A medical certificate may also be required

• Before an offer of employment can be made, candidates must provide a local address as proof of residence in the specific city, region or country so that if selected, it will appear on the offer letter.

• Obtain and maintain a reliability rating (security clearance) from the Government of Canada covering the entire employment period

Important notes

Note: Due to Covid-19, you may experience some delay in the recruitment process. We are working hard to minimize any disruption. You may find more information in the sections below.

How to apply:

• Please complete the online application form and submit your cover letter and . in English or French. Please include in your . document copies of any certificates of employment from your last place of work and copies of certificates of education, including any relevant certificates of language proficiency and work permit by creating one pdf document.

• Please submit a cover letter in English or French explaining why you are interested in the position and how your previous experience applies to this position. Candidates must demonstrate concisely in their cover letter how they meet all essential qualifications.

• Applications which do not include the requested documents or information in the CV or cover letter will be rejected. 

• Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to: prior to the closing date.  Failure to do so will result in the application being rejected. 

Important Notes:

• Please do not use a tablet or cell phone to submit your application, as mobile browsers are not supported by our on-line portal. Candidates should only apply using a laptop or desktop computer.

• Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). Candidates are entitled to participate in the recruitment process in the official language of their choice and to indicate their preferred official language in their application.

• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required. 

• Candidates who apply to this vacancy should include an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder.

• Reference checks will be sought for candidates that reach interview stage and may form part of the selection process.

• The Embassy of Canada in Bucharest does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. 

• Candidates requiring any special assistance in attending exams or interviews are requested to inform us.

• The results of this recruitment process may also be used to establish an eligibility list of qualified candidates for similar term, indeterminate part-time or full-time openings at the Embassy of Canada in Bucharest which might arise in the 24 months following the completion of this recruitment process. 

For local advertisements only:

• Applications will only be considered when received through our portal.  Link for this job poster –.

itre du poste : Agent(e) consulaire
Processus de nomination: 
Type de contrat:  Indéterminé                                                                                                                                                                                    Détails du terme : Ce poste est un poste d’ERP (employés recrutés sur place), assujetti aux  conditions d’emploi des ERP en vigueur en Roumanie
Employeur : Ambassade du Canada à Bucarest, Roumanie
Section : Consular

Nombre de postes disponibles : 1
Classification : LE-O1
Échelle salarialeLEI (RON) brut par an
Lieu : Bucarest, Roumanie
Date de clôture :   6 Septembre, 2021 à 23:59 UTC/GMT

Résumé des fonctions Le rôle de l'agent consulaire est de mettre en œuvre les Conventions de Vienne dans les missions à l'étranger et de fournir une gamme de services d'opérations consulaires (gestion de cas) pour la zone d'accréditation assignée (Roumanie, Moldavie et Bulgarie), une assistance aux Canadiens à l'étranger qui peuvent se trouver dans des situations d’urgence, des services juridiques et notariaux ; et des services liés au programme de passeport et de citoyenneté.L’agent consulaire s’occupera de la gestion des cas consulaires, le suivi des performances des normes de service, l'établissement de processus et de procédures, l'inventaire des actifs et l'établissement de rapports, le maintien de réseaux internes et externes, la défense des intérêts des clients et le soutien des objectifs de la mission, la recherche, la préparation d'instructions et de communications internes, soutenir la planification et la mise en œuvre des services consulaires, de passeport et de gestion des urgences et l'élaboration connexe de buts, d'objectifs et de politiques opérationnels, la résolution de problèmes, et peut superviser les fonctions exercées à l'appui des services consulaires, de passeport et d'urgence à la mission. Peut être appelé à superviser le travail effectué par les commis consulaires et/ou les adjoints de sélection/d'admissibilité 

Ouvert aux candidats internes et externes qui sont des résidents légaux ou des citoyens de la Roumanie, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les candidatures ont été reçues à la date de clôture.  Veuillez noter que l’ambassade du Canada à Bucarest en Roumanie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.  Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard. 

Qualifications essentielles 

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives à : l’éducation, l’expérience et le profil linguistique. Ils doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

 Éducation :

• Diplôme universitaire d`une institution reconnue.

Profil linguistique:

• C1 Maîtrise de l`anglais (écrit et parlé)

• C1 Maîtrise du français (écrit et parlé)

• C1 Maîtrise du roumain (écrit et parlé)

Expérience :

• Expérience* dans un poste lié aux services à la clientèle répondant aux demandes de renseignements du public, fournissant des conseils et des services aux clients

• Expérience* dans le développement et l’entretien d’un réseau de contacts pertinents

• Expérience* dans un rôle administratif de l`établissement et du maintien des systèmes de classement et de la tenue de dossiers précis

• Expérience* dans l’utilisation de systèmes de gestion de l’information ou de bases de données qualitatives et quantitatives.

Note : Expérience est définie comme au moins de 2 années d’expérience

Exigences cotées

Les candidats doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous relatives aux connaissances, aptitudes et compétences qui seront évaluées au moyen des éléments suivants: examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :

• Connaissance de la Convention de Vienne sur les relations consulaires.

• Connaissance approfondie des institutions et de la documentation civile de la Roumanie (l’identité, l’éducation, l’emploi)

• Connaissance des principes et pratiques de gestion de cas

Capacités/compétences :

• Capacité à organiser son travail, gérer plusieurs demandes et respecter les délais et les priorités dans un environnement de travail dynamique ;

• Capacité à gérer et superviser du personnel ;

• Capacité à gérer de façon appropriée de l’information sensible et confidentielle ; 

• Capacité à analyser des problèmes et fournir des solutions efficaces pour faciliter la prise de décision ;

• Capacité à fournir des conseils et des recommandations

• Communication interactive efficace – orale et écrite ;

• Concentration sur la qualité et les détails

• Résilience et adaptabilité

• Orientation client 

• Intégrité et respect, discrétion

• Compétences interculturelles
  
  

Qualifications constituant un atout

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant. 

• La connaissance de la langue bulgare

• Expérience de travail dans le domaine des services consulaires

Besoins opérationnels 

• Cette position requiert de travailler directement avec le public

• Capacité de faire des heures supplémentaires et parfois à court préavis

• Capacité de voyager (à l`intérieur du pays et à l`étranger) dans des circonstances exceptionnelles

• Capacité à travailler dans des situations stressantes et avec des clients en détresse, en particulier lorsqu'il s'agit de cas consulaires complexes ou d'urgences

• Les heures de travail sont de heures par semaines du lundi au vendredi

• Capacité de travailler les jours fériés roumains lorsque l'ambassade est ouverte.

• Les congés sont à la discrétion du superviseur et peuvent être limités ou refusés pendant les périodes de pointe

Conditions d’emploi 

• Les candidats doivent avoir une autorisation de travail valide couvrant toute la période d'emploi. Si l'emploi est à durée indéterminée, l'autorisation de travail doit être permanente ou conduire elle-même à une autorisation de travail permanente.

• Une preuve du droit de travailler en Roumanie et des copies des diplômes seront exigées au stade de l'entretien

• Le poste est soumis à une période de probation d'un (1) an 

• Un certificat médical peut également être exigé

• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence dans la ville, la région ou le pays spécifique afin que, s'ils sont sélectionnés, elle apparaisse sur la lettre d'offre.

• Obtenir et maintenir une cote de fiabilité (habilitation de sécurité) du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

Notes importantes

Note : En raison du Covid-19, vous pourriez subir un certain retard dans le processus de recrutement. Nous nous efforçons de réduire au minimum les perturbations. Vous trouverez de plus amples informations dans les sections ci-dessous.

Comment appliquer :

• Veuillez remplir la candidature en ligne avec votre curriculum vitæ en anglais ou français, y compris les coordonnées (nom, titre, numéro de téléphone et adresse de courriel). Veuillez inclure dans votre document de curriculum vitæ, des copies de certificats de travail de votre dernier employeur ainsi que des copies de certificats et diplômes d’études, y compris des certificats pertinents attestant de connaissances linguistiques et permis de travail, en créant un document PDF.

• Veuillez soumettre une lettre de motivation en anglais ou français, dans laquelle vous expliquez pourquoi vous êtes intéressé(e) par le poste et en quoi vous répondez aux exigences. Les candidats doivent démontrer, de façon concise, dans leur lettre de motivation qu’ils possèdent les qualifications essentielles et atouts.

• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou renseignements demandés seront rejetées.

• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à : avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes Importantes :

• Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre demande puisque les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail en ligne. Les candidats doivent soumettre leurs applications uniquement en utilisant un ordinateur portatif ou un ordinateur de bureau.

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix et sont priés d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature.

• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables. 

• Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.

• L’Ambassade du Canada à Bucarest en Roumanie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.

• Les candidats nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont priés de nous en informer.

• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des postes similaires de durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein à l’ambassade du Canada à Bucarest en Roumanie qui pourraient paraitre dans les 24 mois suivant la fin de ce concours.

Pour les annonces locales uniquement :

• Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont reçues via notre portail. Lien pour cette offre d'emploi