Office assistant

Scopul general al postului:

• Desfăşurarea şi organizarea de sarcini şi activităţi administrative si asigurarea unei bune circulatii a documentelor si informatiilor la nivelul companiei.

Responsabilitati:

-Preluarea apelurilor telefonice şi furnizarea de informaţii apelanţilor, preluarea mesajelor, sau transferarea convorbirilor către persoanele corespunzătoare;
-Întâmpinarea vizitatorilor şi a apelanţilor, recepţionarea întrebărilor acestora şi direcţionarea lor către persoanele corespunzătoare în funcţie de necesităţi;
- Realizarea legăturii cu persoanele de contact interne şi externe;
-Comandarea şi distribuirea de bunuri, evidenta protocolului companiei;

-Pregătirea şi administrarea corespondenţei, transmiterea corespondenţei sosite şi a materialelor comandate;

-Facilitarea conferinţelor, întâlnirilor şi rezervărilor de călătorie pentru personalul biroului, mentinand legatura cu furnizorul de Travel;

-Menţinerea programelor şi a calendarelor echipei de management;
-Organizarea, programarea şi confirmarea întâlnirilor;
-Traducerea documentelor conform solicitarilor primite;
-Operarea echipamentului de birou;
-Administrarea spaţiului de birou;
-Inregistrarea facturilor in programele CRM, SAP si scanarea lor in platforma VIM;
-Mentine relatia cu firma de mentenanta, in vederea remedierii oricarei probleme aparute in biroul din Bucuresti;

Cunoştinţe, aptitudini şi experienţă:

- 2 ani experienta relevanta in secretariat, office management, back-office
- Limba engleză – nivel avansat, scris si vorbit
- Persoană foarte comunicativă și cu simț al activităților administrative
- Persoană răbdătoare, capabilă de sarcini multiple , organizată
- Atenţie la detalii
- Confidenţialitate
- Orientare către client
- Iniţiativă