Office Assistant

Angajator - o companie multinationala, prezenta din anul 2008 in Romania si cateva tari din Europa Centrala si de Est, unul dintre dezvoltatorii imobiliari de renume international pe segmentele retail ( centre comerciale de tip mall si galerii comerciale), office si rezidential. Posturile de Office Assistant sunt disponibile in judetele Brasov si Covasna. 

Descrierea postului:
- gestionarea activitatii specifice de secretariat si suport operational pentru derularea corespunzatoare a intregii activitati de office management din centrul comercial, conform standardelor de reprezentare, conduita si comunicare  specifice unei culturi corporatiste;
- gestionarea in mod adecvat a corespondentei (facturi, corespondenta comerciala, diverse adrese, dupa caz), intocmirea si mentinerea unei evidente scrise corecte, actualizate si complete in toate registrele de evidenta scriptica sau online, conform procedurilor interne de lucru;
- gestionarea zilnica a agendei administrative de birou sau/si, dupa caz, a agendei de lucru a directorului centrului comercial;
- asigurarea rolului de interfata in ceea ce priveste clientii externi si interni, precum si in relatia cu curierii / diversi terti aflati in diverse relatii comerciale cu compania;
- acordarea de suport in toate activitatile specifice de secretariat - preluare si directionare apeluri telefonice, triere si directionare adecvata a corespondentei, managementul documentelor si al arhivei de documente;
- preluarea unor diverse sarcini cu caracter logistic & administrativ, dupa caz, respectiv suport in organizarea de evenimente de marketing, media sau PR (conferinte de presa, reuniuni de lucru);
- gestionarea si actualizarea in permanenta a arhivei de documente.

Cerinte specifice ale postului :
- abilitati specifice de office assistant / assistant manager pentru intreaga gama de activitati specifice de birou;
- abilitati avansate de comunicare si public relations, cu respectarea standardelor de conduita, comunicare si reprezentare specifice unui nivel ridicat de profesionalism;
- abilitati avansate de secretariat, inclusiv de management al documentelor;
- utilizator experimentat PC - suita de programe MS Office, Internet (abilitati de research adecvat)precum si alte aplicatii de lucru / programe specifice utilizate de companie;
- abilitati de organizare si management al timpului, efectuarea cu atentie si rigurozitate a unor sarcini cu caracter repetitiv, respectarea unor proceduri interne specifice de lucru pentru organizarea de sedinte sau diverse evenimente;
- nivel studii - studii superioare (finalizate sau in curs, de preferat in domeniul economic, drept, birotica, PR & Comunicare sau management al afacerii;
- limba Engleza - nivel avansat ( scris si vorbit).

Caracteristici personale ale titularului de post:
- Persoana cu abilitati avansate de organizare si management al activitatii de birou, in toate subdomeniile specifice - secretariat, receptive, registratura, intefata clienti interni si externi, PR;
- Persoana cu deprinderi avansate de comunicare si relationare, proactiva si capabila sa faca fata simultan unor sarcini multiple, cu un grad ridicat de varietate si complexitate, precum si la lucrul in conditii de stress sau deadline-uri stricte;
- Persoana cu foarte bune abilitati de organizare si auto-organizare, capabila sa faca fata unor sarcini sau/si situatii specifice lucrului cu publicul;
- Persoana care manifesta in mod natural si permanent amabilitate, distributivitate, atentie, precum si rezistenta la stress sau sarcini de rutina;
- Abilitati de ascultare activa si rezolvare a problemelor;
- Rigurozitate, rapiditate si acuratete in executie, atentie la detalii.

Cerinte obligatorii :
- Experienta cumulata (tip hands-on) de minimum 2 ani in activitati de suport operational, asistenta, front office, secretariat, receptie - registratura, inclusiv in ceea ce priveste partea administrativ-logistica;
- Experienta relevanta de minimum 1 an in gestionarea activitatii de asistenta si organizare sedinte de lucru management (inclusiv redactare minute de sedinta si a materialelor aferente) sau a diverselor intalniri de afaceri;
- Cunostinte tehnice avansate in ceea ce priveste specificul activitatii de secretariat, receptie si registratura, inclusiv de management al documentelor (gestionare aplicatie arhivare si managementul arhivei) si utilizator experimentat al aparaturii specifice de birou ( telefon, fax, copiator, scanner);
- Studii superioare - constituie un atu studiile superioare de profil comunicare, psihologie, management al afacerii, economic sau birotica.
- Limbi straine - Engleza - nivel avansat ( citit, scris, vorbit);
- Utilizator experimentat PC - pachet MS-Office ( Word, Excel si deprinderea de a lucra in Power Point); constituie un atu cunostintele de grafica pe calculator.

Oferta
Angajare cu contract  individual de munca, pachet salarial motivant conform politicii salariale a companiei ( parte fixa plus bonus anual de performanta) si posibilitatea dezvoltarii unei spirale de cariera ascendente pe termen lung.