Office Assistant - perioada determinata 2 ani

Responsabilitati:

• Gestioneaza intr-un mod organizat activitatile de secretariat si protocol din cadrul companiei, oferind suport in toate activitatile indicate de Directorul General;
• Gestioneaza agenda zilnica a Directorului General si este punct de legatura intre acesta si restul angajatilor;
• Organizeaza cazarea si transportul personalului firmei in tara si strainatate, prin search individual sau prin intermediul agentiilor de travelling cu care compania colaboreaza;
• Raspunde la apelurile telefonice sosite prin centrala si le directeaza catre cei solicitati sau in lipsa acestora noteaza persoana care a sunat si in ce problema, atentionand destinatarul;
• Expediaza prin fax documente si tine evidenta acestora;
• Primeste, sorteaza faxurile si corespondenta postala, inregistreaza si repartizeaza documentele destinatarilor; ofertele, comenzile, adeverintele sau alte acte importante/documente cu valoare oficiala primite sau expediate vor fi numerotate, datate si notatein sistemul de inregistrare;
• Primeste, sorteaza si eventual tipareste e-mailurile primite pe adresa firmei si le furnizeaza destinatarilor;
• Completeaza si tine la zi agenda telefonica a firmei (angajati si colaboratori);
• Editeaza si multiplica documentele necesare in activitatea firmei sau a angajatilor acesteia;
• Concepe si redacteaza adrese oficiale in limba romana si limba engleza;
• Organizeaza rezervarea si utilizarea salilor de meeting;
• Organizeaza primirea si protocolul invitatilor;
• Realizeaza orice alte activitati legate de activitatea sa, specificate de Directorul General.

Cerinte:

• Studii superioare finalizate;
• Experienta pe o pozitie similara de minim 2 ani;
• Cunostinte foarte bune de operare PC;
• Cunostinte de limba engleza la nivel avansat (scris si vorbit);
• Integritate – atitudine onesta si etica;
• Responsabilitate - persoana de incredere, responsabila care isi indeplineste toate sarcinile de lucru la timp si corect;
• Initiativa – capacitatea de a avea initiativa;
• Atentie la detalii – atentie la detalii in realizarea sarcinilor de lucru;
• Independenta – capacitatea de a lucra independent si de a se organiza fara coordonare sau cu o minima indrumare.