Office manager

Candidatul ideal

• să aibă abilităţi şi experienţă organizatorică, capacitatea de a lua decizii şi a rezolava diverse probleme;
• să aibă capacitate de planificare şi prioritizare;
• să fie motivat şi eficient;
• să aibă o bună capacitatatea de luare a deciziilor;
• să aibă abilităţi dezvoltate de management a stresului precum şi a timpului
• să deţină cunoştinţe de Microsoft Office

Descrierea jobului

Titularul postului are rolul  de a  răspunde de organizarea şi coordonarea activităţilor din cadrul companiei (office) pentru atingerea unei eficienţe organizaţionale maxime, să fie experimentată în rezolvarea unor sarcini administrative şi de birou.

• administrează şi coordonează toate activităţile din cadrul sediului firmei (office);
• crează şi implementează politicile din cadrul sediului firmei (office);
• monitorizează personalul din cadrul sediului firmei;
• menţine ordinea şi disciplina în cadrul personalului;
• întocmeşte programul de lucru lunar precum şi programarea concediilor de odihnă;
• obţine aprobări privind diverse situaţii apărute în cadrul office;
• colaborează cu departamentul resurse umane la crearea de politici şi proceduri pentru recrutarea, consilierea şi instruirea personalului;
• administrează echipamentele  de birou şi încheie contracte de service şi mentenanţă pentru acestea;
• întocmeşte şi actualizează inventarul cu obiectele şi materialele din cadrul sediului firmei (office);

• pregăteşte şi transmite corespondenţa în numele firmei;
• primeşte şi plăteşte facturile de utilităţi, materiale de birotică şi consumabile;
• relaţionează cu proprietarul imobilului în care se află sediul firmei, cu poliţia, cu pompieri, cu firmele de pază şi intervenţie;
• se asigură de faptul că angajaţii au toate materialele necesare pentru o bună desfăşurare a activităţii;
• face prognoza privind achiziţia de diverse materiale;
• răspunde de ordinea şi curăţenia în cadrul sediului firmei;
• face aranjamente de ordin logistic pentru şedinţe şi întâlniri;