Reception Coordinator/ Transformation and Innovation Senior Specialist

Căutăm un Coordonator Recepție/ Specialist Senior în Transformare și Inovare pentru birourile noastre din București.

Responsabilitatile locului de munca:

• Coordonează Recepția (Program de lucru, măști de unică folosință, Poștă, documente vamale, coordonare evenimente etc.) și menține relația cu firmele de curierat (FAN, DHL, UPS, Poșta Română etc.)

• Oferă instruire și sprijin personalului de la recepție ori de câte ori este necesar. Participă la procesele de recrutare a personalului de Recepție și Protocol

• Intocmeste documentatia (electronic) pentru implementarea contractelor specifice departamentului - RFP, contracte, documente aditionale, contracte checklist, fise de lichidare, PV-uri, Avize insotitoare de marfa.

• Coordonează echipa de protocol (program de lucru, coordonare eveniment)

• Coordonează CopyCenter de la etajul 21 prin rotirea Protocol/Recepție, în funcție de solicitări. Pentru a îndeplini toate solicitările curente trebuie făcute de către asistenții departamentului

• Actualizarea sistemului de control acces și CCTV pentru biroul București și Timișoara (emiterea și gestionarea cardurilor de acces, grupelor de uși, supraveghere video etc.)

• Gestionarea conturilor de imprimare (configurarea și alocarea cardurilor și emiterea codurilor pentru imprimantă)

• Gestionează parcarea și procesează raportul lunar pentru refacturarea costurilor către utilizatori.

• Gestionează parcarea vizitatorilor comunicând eficient cu asistenții departamentului și atribuind coduri QR, menținând în același timp o relație strânsă cu reprezentantul proprietarului pentru a rezolva rapid și eficient situațiile neprevăzute

• Comunicare internă și punct de contact pentru următoarele aplicații, inclusiv relația cu acești furnizori: Pluria, UBER, BOLT, MAPIQ, Eldasec, HID (actualizări de baze de date a angajaților, coduri de locuri de muncă, modificări de cont și limite aferente)

• Actualizarea procedurilor administrative

• Inovarea proceselor administrative pentru creșterea eficienței și adaptarea tehnologică a acestora (ex. card de acces virtual, recepție digitală, Vizito, Mapiq etc.)

• Procesarea facturilor furnizorilor legate de receptie

• Prelucrarea facturilor furnizorilor si intocmirea rapoartelor pentru alocarea costurilor Cod Job / Cod Unitate Buget - pentru operatorii I&P (BOLT, DHL, Posta Romana, Pluria, Vizito)

• Gestionați relația cu Manpower: Timp pentru Recepție, Protocol și Handyman

• Administrare / Actualizare site Google pentru Departamentul I&P

Cerințe:

• Excelente abilități de comunicare orală și scrisă; inclusiv capacitatea de a vorbi și de a scrie eficient și de a analiza, edita, revizui și interpreta materiale complexe;

• Abilități excepționale de service clienți;

• Capacitate dovedită de a manipula informații confidențiale și de a lucra cu o supraveghere minimă;

• Cunoștințe cu MS Office Suite, inclusiv Word, Excel și Outlook. Experienta cu alte sisteme este benefica;

• Cunoașterea temeinică a echipamentelor moderne de birou, inclusiv a sistemelor cu mai multe linii telefonice, fax, copiatoare, scanere etc.;

• Abilitatea de a planifica și supraveghea munca altora;

• Capacitatea de a menține relații de lucru de cooperare cu alte departamente și organizații;

• Cunoașterea aprofundată a practicilor și procedurilor administrative;

• Cunoașterea temeinică a principiilor, procedurilor și tehnicilor moderne de management de birou și adaptarea acestora;

• Fii orientat către servicii cu capacitatea de a acorda atenție detaliilor într-un mediu cu ritm rapid;