Receptionista / Front Office Assistant

Profil candidat:

• Studii superioare și minim 1 an experiență într-un rol similar (reprezintă un avantaj studiileîn domeniul administrativ);
• Experiența în domeniul Hospitality sau Turism reprezintă un avantaj.
• Nivel intermediar spre avansat de cunoaștere a limbii engleze (vorbit);
• Bune cunoștințe de operare calculator (Ms Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook;)
• Bune abilități de exprimare orală și în scris; abilitate de ascultare activă, atenție la detaliile comunicate;
• Abilități de organizare și gestionare a timpului și capacitate de finalizare a sarcinilor în timp corespunzător;
• Statură atletică si prezenta placuta;

Responsabilități principale:

• Răspunde  de primirea tuturor vizitatorilor care intră în clădire, înregistrează datele vizitatorilor conform procedurilor interne de lucru, conduce sau direcționează vizitatorii către destinație și se asigură că aceștia au înțeles corect informațiile comunicate.
• Răspunde de imaginea recepției  și asigură o primire profesională și prietenoasă a tuturor persoanelor cu care intră în contact;
• Răspunde de rapiditatea și promptitudinea cu care preia/transmite mesajele celor interesați; transmite corect și în timp util informațiile (pe cale verbală, documente scrise,apeluri telefonice, etc.) destinatarilor;
• Verifică periodic starea intrării în clădire, a zonei din lobby și a recepției, comunică imediatcătre Building Manager situațiile întâlnite;
• Copiază, redactează și tehnoredactează conform cu indicațiile primite, diferite documente;
• Asigură sortarea și arhivarea documentelor specifice activității sale;
• Gestionează documente/prezentări și/sau orice informații solicitate de Building Manager;
• Îndrumă și oferă detaliile despre imprejurimile sau facilitatile cladirii pentru vizitatorii care solicită acest lucru: taxi, mijloace de transport, transferuri, rezervari hotel si restaurante, etc.;
• Oferă suport chiriașilor care organizează evenimente în lobby-ul clădirii;
• Asigură suport în rezolvarea situațiilor administrative care au legătură cu recepția clădirii (gestionare facturi, utilitati, parcare, etc.)
• Asigură activitatea de preluare și redirecționare a apelurilor telefonice și a emailurilor;
• Răspunde de preluarea corespondenței sosită la recepție și distribuirea acesteia ,corect și la timp către destinatari, asigurându-se de respectarea confidențialității informației;
• Se asigură de respectarea condițiilor și standardelor de acces în clădire;
• Se asigură de respectarea condițiilor impuse de chiriași cu privire la primirea vizitatorilor și nu numai;
• Răspunde de corectitudinea si confidenţialitatea informațiilor la care are acces în legaturacu activitatea sa;