Responsabilul de achizitii - plata P2P

Responsabilitati:

• Se asigura ca procesul achizitie - plata (P2P) functioneaza eficient si indicatorii de performanta sunt atinsi;
• Ruleaza zilnic raportul cu facturi blocate;
• Identifica si rezolva toate facturile blocate la nivel de fabrica;
• Plaseaza tichete de corectie pentru facturile postate gresit in sistem;
• Ofera instructiuni de postare si solicita GR (receptie) persoanelor care plaseaza comanda in sistem;
• In cazul facturilor blocate pentru care nu poate furniza instructiunile de postare, va cere persoanelor care plaseaza comanda in sistem sau altor persoane responsabile sa verifice facturile blocate si sa ofere suport privind modul de postare al acestora;
• Coordoneaza si implica persoanele responsabile in toate comunicarile interne si externe pentru a rezolva facturile blocate;
• Asigura training si asistenta pentru aprobarea facturilor fara comanda in timp util;
• Ofera suport echipei de scanare cu privire la modalitatea de inregistrare a unei facturi, la alegerea entitatii corecte si la verficarea detaliilor fiscale.
• De asemenea, daca o factura nu este insotita de comanda (PO) semnata si stampilata, conform cerintelor companiei, contacteaza furnizorul si solicita trimiterea acestui document;
• Ofera suport echipei de arhivare si departamentului financiar in rezolvarea facturilor postate gresit sau fara documente necesare, obligatorii;
• De asemenea, ofera suport si pentru confirmarile de sold intocmite de departamentul financiar;

• Este punctul de contact pentru furnizori pentru orice informatie legata de formatul facturii, termen de plata, conformitatea facturilor cu comanda;
• Raspunde tuturor solicitarilor de la furnizori si ii notifica pe acestia in caz ca o factura lipseste din sistem sau exista neconcordanta intre factura si receptie;
• Verifica si confirma fisele de cont primite de la furnizori;
• Ofera suport pentru platforma de comenzi (COUPA) si pentru platforma / modalitatea de actualizare sau adaugare furnizori in sistem;

• Verifica lunar raportul de diferente intre receptie si factura;
• Este responsabil cu verificarea lunara a comenzilor “after the invoice” (POAI) si sa ceara solicite persoanelor care plaseaza comanda in sistem justificarea pentru aceste POAI;
• Este responsabil cu verificarea lunara a facturilor fara comanda si cere initiatorului justificarea pentru FI non-complaint;

• Plaseaza in sistem cererile de plata inainte de scadenta;
• Plaseaza in sistem cereri de plati fara facturi, NIPR (de ex taxe Primarie);
• Lucreaza impreuna cu P2P Front Office din Bucuresti si cu echipa VMD (Vendor Master Data) pentru actualizarea in SAP a datelor furnizorilor sau pentru orice alte probleme legate de facturi;

 Cerinte

• Studii medii
• Cunostinte avansate de operare MS Office (in special Excel)
• Atentie la detalii, persoana metodica si riguroasa
• Abilitati de a invata rapid lucruri noi, capacitatea de a invata si a lucra cu sisteme noi
• Abilitati de a gestiona eficient sarcinile
• Spirit de echipa, abilități de comunicare, si relationare, la toate nivelurile
• Gandire rationala si logica, de tip argumentativ;
• Cunostinte medii de limba engleza (comunicare pe email)
• Capacitatea de a isi gestiona eficient timpul