Sales administration specialist

Postul oferit este locat la sediul central al companiei din ARAD, zona CET.

Sarcina principala este de a asigura suportul necesar departamentului de vanzari in special agentului de vanzari in relatia cu clientii de care acesta raspunde si sa asigure continuitatea inecretariat/Receptie/Registratura societatii si respectiv in asistarea echipei de management dpdv administrativ
 
Sarcini ale angajatului: 

• Secretariat/Receptie/Registratura societatii

• Mentine legatura cu serviciile de curierat/ posta si efectueaza inregistrarea documentelor ce intra/ sunt emise de companie.
• Ordoneaza / distribuie corespondenta catre fiecare responsabil/ departament respectiv conducerea companiei.
• Transmite/ receptioneaza atat prin fax cat si pe suport de hartie diferitele documente pe care le inregistreaza si apoi distribuie in functie de sfera de interes.
• Centralizeaza necesarul de consumabile la nivel de companie atat ptr fiecare departament cat si pentru consumabilele comune (administrative), urmareste achizitiile de la furnizorii agreati;

• Asistentul echipei manageriale

• Pe baza instructiunilor superiorului, conduce si coordoneaza sarcini administrative, in special:
• Ajuta Echipa de Management structurand o schema a prioritatilor in ceea ce priveste e-mail-urile, convorbirile, corespondenta scrisa si sedintele legate de Managementul pe Tara;
• Ajuta Managerul de Tara (implicit intregul management de varf Managerul Financiar, Managerul de Vanzari si Managerul Operational ori HR)in ceea ce priveste programul de calatorii/planificarea calatoriilor, coordonarea intalnirilor, precum si rezervarile necesare pentru calatoriile respective (hoteluri, avion etc.)
• Pregateste protocoale, rapoarte, statistici, prezentari in romana si engleza;
• Arhiveaza si administreaza documente legate de cooperarea cu reprezentantii respectivei companii si sefii centrelor de costuri;
• Sprijina Echipa de Management in orice probleme organizationale, administrative si/sau legate de proiect.

• Activitati de administrare vanzari

  
  - preia de la clienti orice solicitare/comanda/reclamatie si transmite birourilor implicate cerintele/reclamatiile clientului; 
  centralizeaza toate reclamatiile clientilor si le transmite spre verificare Sefului de Birou; 
  asigura arhivarea periodica a documentelor care fac obiectul departamentului de vanzari; 
  preia de la departamentul tehnic documentele primare aferente serviciului de colectare, transport si depozitare deseuri solide nepericuloase si deseuri reciclabile si prelucreaza aceste date in vederea facturarii; 
  raspunde de activitatea de prefacturare urmarind respectarea preturilor negociate cu clientii precum si alte clauze speciale solicitate de acestia; 
  pregateste si transmite Sefului de Birou spre verificare, datele pentru facturare; 
  verifica periodic preturile negociate prin contract printr-o analiza a vanzarilor pe client,corelata cu costurile companiei; 
  transmite spre verificare Sefului de Birou informatiile obtinute in urma analizei, in vederea ajustarii pretului, acolo unde este cazul; 
  furnizeaza lunar informatii Sefului de Birou precum si altor birouri privind situatia debitelor si creantelor companiei, in relatia cu clientii; (inclusiv pentru punctele de lucru) 
  trimite lunar informatii agentilor de vanzari/coordonatori puncte de lucru, cu privire la incasarile pe clienti; 
  intocmeste si analizeaza situatia vanzarilor pe tip de clienti, respectiv grafice pe vechime a creantelor, in ceea ce priveste contractele cu persoane fizice si juridice de pe punctele de lucru; 
  implicat in activitatea de monitorizare si recupeare a datoriilor de la clienti, in colaborare cu departamentul juridic/societatea de consultanta a companiei; 
  verifica, pentru luna antrerioara, fisierele de vanzari cu fisele de cont corespunzatoare in vederea inregistrarii veniturilor companiei in contabilitate intr-un mod cat mai corespunzator; 
  elaboreaza lunar rapoarte pentru clienti, acolo unde este cazul; 
  la solicitarea Sefului de Birou, elaboreaza diverse documente pe care le transmite clientilor, dupa caz; 
  elaboreaza rapoarte comerciale pe care le trimite Sefului de Birou/Managerului Regional de Vanzari/Directorului National de Vanzari

   

   

  Cerinte
  
  • Studii superioare preferabil economice
  
  • Cunostinte Microsoft Office (mai ales Excel-obligatoriu)
  
  • Cunostinte limba engleza
  
  • Cunostinte contabilitate primara
  
  • Experienta in relatii cu clientii
  
  • Experienta in utilizare soft (gen Axapta, Sap….) si posesie carnet conducere – constituie avantaj