Secretara / Asistent Manager

Activitatea administrativa este importanta pentru noi. Ne ajuta sa ne organizam mai bine, sa fim mai eficienti si sa putem urmarii evolutia activitatii.
De aceea, colegul/colega pe care ne-o dorim ar trebui sa fie energic/ă, organizat/ă, atent/a la detalii, responsabil/a si dornic/a sa evolueze.

Atribuţii

• Întocmeşte, primeşte, verifica, arhivează, distribuie documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara;
• Relationeaza, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei functionari optime a activitatii;
• Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si alte evenimente organizate in cadrul societatii;
• Reprezinta societatea in relatia cu diversi parteneri si institutii la cererea, delegarea, imputernicirea din partea managerului general.

Sarcini

• Primeşte corespondenta (trimisa prin posta, electronic sau fax), o înregistrează si distribuie personalului căruia i-a fost repartizata;
• Expediaza corespondenta produsa de personalul societatii, prin posta, electronic sau fax, dupa caz;
• Preia si directioneaza apelurile telefonice;
• Redacteaza scrisori sau răspunsuri la scrisori, la indicaţiile superiorilor ierarhici;
• Asigura indeplinirea formalitatilor necesare remedierii defectiunilor la echipamentele de lucru din cadrul oricarui compertiment
• Organizează întâlnirile evitând suprapunerile/ aglomerările atât a persoanelor cat si a spatiilor folosite pentru întâlniri, evenimente
• Primeşte persoanele: reprezentanţi ai instituţiilor publice, colaboratori, parteneri care vin in contact cu directorul general sau alţi salariaţi ai societatii, in interes de serviciu;
• Depune documente pentru societate la diverse instituţii pentru care a fost împuternicit
• Plăteşte taxe, impozite, amenzi pentru societate
• Livrează documente către parteneri si le ridica de la parteneri
• Îndeplineşte orice formalitati in legatura cu societatea, pentru care a primit delegare sau împuternicire din partea superiorilor ierarhici.

Se subordoneaza:

• directorului general
• asociatilor
• echipei de marketing

Relaţiile de cooperare

• cu toate compartimentele

Studii:

• absolvent al unei forme de invatamant superioare;

Aptitudini:

• Aptitudinea de a lucra cu documente
• Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor
• Atentie la detalii - Cunostinte de limbi straine : limba engleza nivel avansat ( scris, vorbit, citit)
• Capacitate foarte bună de comunicare şi relaţionare, atenţie distributivă
• Atitudine pozitiva si proactiva
• Persoana ambitioasa, loiala, profesionala, hotarata, comunicativa, creativa, punctuala, organizata, disciplinata;
• Prezenta agreabila, tinuta si conduita ireprosabila, comportament adecvat, capacitate de autoperfectionare, (limbaj, vestimentatie, reguli de politete);
• Cunoştinţe bune operare PC (Word, Excel, Outlook, Internet)
• Atentie la detalii - Cunostinte de limbi straine : limba engleza nivel avansat ( scris, vorbit, citit)