Sef birou serviciu administrativ

Profilul candidatului:

• Studii superioare finalizate;
• Minimum 2 ani experienta profesionala pe o poziție similara;
• Cunoastere avansata a pachetului Microsoft Office (in special Microsoft Excel);
• Cunostinte de contabilitate primara si operare programe de contabilitate;
• Cunostinte medii de limba engleza;
• Cunostinte corespondenta de afaceri, persoana amabila si diplomata, cu abilitatea de a comunica la nivel managerial;
• Foarte bune abilitati de comunicare, organizare si planificare;
• Orientare catre calitate, rezultate si respectarea termenelor limita;
• Atentie catre detalii, responsabilitate, seriozitate, initiativa, corectitudine si punctualitate;
• Persoana capabila sa lucreze individual dar si in echipa;
• Prestanta si profesionalism in relatia cu colegii si partenerii firmei;
• Persoana capabila sa isi organizeze propriile activitati precum si pe cele ale unei echipe;
• Permis auto obligatoriu.

Descrierea postului:

Responsabilitati administrative si de secretariat (aproximativ 70% din totalul sarcinilor):
• Realizeaza gestiunea documentelor (gestionarea corespondentei, planificare agenda de lucru, traducerea si redactarea de documente, organizarea, clasarea si arhivarea documentelor, etc);
• Se ocupa de colectarea, analizarea si sintetizarea informatiilor necesare pentru intocmirea rapoartelor si situatiilor solicitate de echipa de management;
• Se ocupa de colectarea informatiilor de la angajati si transmiterea catre conducere si relationare cu partenerii societatii la indicatiile managementului;
• Gestioneaza fluxul informational generat in interiorul companiei (intocmirea si trimiterea catre persoanele participante a ordinii de zi a sedintelor, intocmirea proceselor verbale ale sedintelor, redactarea si trimiterea procedurilor si a regulilor interne in conformitate cu normele interne ale companiei);
• Coordoneaza activitatea de protocol (primirea si indrumarea vizitatorilor, administrarea bugetelor pentru mesele si evenimentele de protocol organizate de companie, etc);
• Coordoneaza activitatea de deplasare a personalului companiei (se ocupa de rezervari cazare, intocmirea documentatiei necesare pentru deplasari, procurare de bilete, etc);
• Realizeaza evidenta obiectelor de inventar si a mijloacelor fixe la nivelul intregii companii;
• Coordoneaza activitatea de PSI si protectia muncii la nivelul intregii companii;
• Coordoneaza activitatea de recrutare, selectie si integrare a personalului (anunturi de recrutare, preselectie candidati, organizarea interviurilor de selectie, organizarea activitatii de intocmire a dosarului de angajare si a actelor necesare pentru incheierea contractelor de munca);
• Coordoneaza activitatea de evidenta a personalului (condica de prezenta, foi colective de prezenta, ordine de deplasare, certificate medicale, cereri de concediu, programari de concedii, urmareste ca fiecare dosar de personal sa fie complet si corect intocmit);
• Coordoneaza activitatea administrativa atat in ceea ce priveste sediul societatii cat si in ceea ce priveste propriul parc auto (urmarirea autorizatiilor de functionare, a politelor de asigurare, valabilitate viniete, valabilitate ITP, revizii auto, service, etc);
• Ofera suport pentru celelalte departamente din cadrul firmei, ocazional atunci cand activitatea o cere;
• Se ocupa de relationarea cu furnizorii de materiale si servicii administrative (ex: furnizorii de consumabile, birotica, servicii, intretinere, curatenie, curierat, etc)

Responsabilitati de evidenta contabila (aproximativ 30% din totalul sarcinilor):

• Pregateste si verifica corectitudinea documentele contabile pentru inregistrarea acestora de catre departamentul de contabilitate;
• Verifica corectitudinea documentelor contabile primare primite de la terti si le centralizeaza;
• Organizeaza si arhiveaza in bune conditii documentele financiar-contabile;
• Asigura evidenta facturilor primite de la furnizori, a facturilor emise, a registrului de casa si a mijloacelor fixe;
• Emite documente de gestiune comerciala: facturi, chitante, etc.
• Opereaza documente interne: NIR, bonuri de consum, pontaje, foi de parcurs etc.
• Intretine relatia cu institutiile statului precum Administratia Financiara, ITM, etc.
• Intocmeste situatii si rapoarte financiare periodice la cerinta managementului.