Specialist IT Managementul Contractelor

Cerințele postului: 

• Absolvent licentiat al invatamantului superior de lunga durata;
• Experienta de minim 1 an in domeniul de activitate IT&C;
• Experienta in realizarea documentațiilor de atribuire si fundamentare tehnico-economice (cantitative si calitative) pentru a sprijini procesul decizional in cazul unor noi contracte;
• Bune abilități de comunicare și relationare;
• Abilități organizatorice și de planificare;
• Cunoștințe generale de utilizare PC: Microsoft Windows si utilizarea programelor de productivitate (pachet Microsoft Office – Excel, Visio, Powerpoint, Microsoft Project);
• Cunoștințe specifice domeniului de activitate: gestionarea proceselor in baza metodologiei ITIL v4 – Service Transition; Tipuri de contracte utilizate in domeniul de activitate IT&C: furnizare de produse (echipamante hardware), prestare de servicii, modele de licențiere software utilizate de marii producatori de tehnologie (exemplu: Microsoft, SAP, IBM, Oracle, etc);
• Atitudine analitică și o bună cunoaștere a particularitaților domeniului de implementare, identificarea si controlul riscurilor de natura tehnica, economica, ecologica si situatiile ce ar putea afecta respectarea corespunzatoare a etapelor prevazute in contract;
• Cunostinte de limba engleză în mediul de afaceri și tehnic;

Principalele atribuții ale postului: 

• Asigură monitorizarea financiară și controlul respectării prevederilor in cadrul contractelor IT&C, in conformitate cu procesele operaționale, procedurile si obiectivele definite in cadrul societatii;
• Acorda sprijin pentru pregătirea și gestionarea ofertelor / propunerilor, revizuirea, dezvoltarea sau identificarea modelului de contractare adecvat și elaborează clauzele specifice activității de IT&C in cadrul contractelor de furnizare si prestări  servicii din aria de activitate IT&C;
• Asigura activitatea de facturare a serviciilor IT&C prestate in cadrul Directiei IT&C in baza contractelor de prestari servicii informatice incheiate cu entitatile grupului in conformitate cu graficul detaliat de prestare a activitatilor elaborat de specialistii IT&C;
• Urmareste si primeste raspunsul la cererile de ofertă și comenzi inițiate in cadrul Directiei IT&C oferind suport in procesul de evaluare al ofertelor pentru echipamente IT&C, software, accesorii si consumabile in baza contractelor existente;
• Participă in comisiile de evaluare si negociere și urmărește execuția tuturor contractelor IT&C;
• Pe toate contractele standard și non-standard IT&C, oferă recomandări si discută direct cu reprezentanții Serviciului Achiziții, Departamentul Juridic, Divizia Financiară sau furnizorii, pentru a ajunge la forma de contract cea mai favorabilă;
• Asigura gestionarea documentelor contractuale și a documentațiilor, cum ar fi primirea și controlul întregului contract, corespondență, fișe de contact ale furnizorilor, evidenta modificărilor contractuale, elaborarea împreuna cu responsabilul de contract a documentației referitoare la certificarea la plata, alocarea facturilor pe centrele de cost, urmărirea încadrării in prevederile bugetare, rapoarte privind respectarea acordurilor de servicii (SLA) și alte documente aferente;
• Gestioneaza contracte cu intersectare funcțională și/sau cu implicarea mai multor companii, proiecte care au o importanta critică pentru atingerea unui avantaj competitiv la nivelul Grupului Electrica;
• Pregătește rapoarte privind starea contractelor (durată,valoare contractată, valoare facturată, valoare nefacturată);
• Întocmeste rapoarte lunare referitoare la respectarea SLA-urilor pentru contractele in derulare in conformitate cu prevederile contractuale;
• Oferă asistență în rezolvarea problemelor contractuale apărute în derularea contractelor sau în cadrul procesului de contractare pentru responsabilii de contract definiți in cadrul contractelor gestionate in cadrul Direcției IT&C;
• Asigură înregistrarea corectă a comenzilor în sistemele electronice în vederea obținerii aprobărilor necesare pentru procesarea acestora;
• Asigură comunicarea cu furnizorii agreați prin plasarea de comenzi și transmiterea răspunsurilor la solicitările de clarificări necesare pentru întocmirea ofertelor;
• Asigură verificarea echipamentelor, accesoriilor și consumabilelor livrate pentru a se asigura de conformitatea livrării comenzilor de către furnizori, verificând prețul, cantitatea, calitatea si termenii din contract si comanda elaborând observații, atunci când este cazul, referitoare la eventuale nerespectări ai termenilor contractuali.
• Monitorizează livrarea echipamentelor, accesoriilor si consumabilelor către locațiile finale,  pe baza comenzilor și a cererilor procesate;
• Recepționează facturile pentru comenzile livrate, verifica conformitatea cu contractul/comanda aferentă și eventualele modificări aparute in conformitate cu prevederile contractuale;
• Arhivează documentația necesară pentru facturile procesate la plata (cereri de oferta, matrici comparative, contract, comanda aprobata, procese verbale, rapoarte);
• Derulează procesele de service , garanție si post-garanție pentru a asigura rezolvarea incidentelor referitor echipamente defecte intr-un timp cat mai scurt conform clauzelor detaliate in contractele de service;
• Elaborează și implementează proceduri de gestionare și administrare a contractelor IT&C în conformitate cu politica companiei. Participă la elaborarea politicilor si procedurilor companiei pentru optimizarea procesului de contractare IT&C.

 Tematica:

4.   Cunoștințe referitor Concepte si Noțiuni de baza metodologiei ITIL v4 – Foundation / Service Design / Supplier Management;

 Bibliografie: